一、****各工程招投标过程资料以及施工过程中收发文资料的整理招投标过程资料是否齐全是衡量一个工程是否按国家法规、公司规章制度执行的关键，以合同的签订为完成节点。
一个完整的招投标过程资料包括：
1、招标领导小组会议纪要（经批准的采购方案及投标单位的考察报告）
2、招标文件审批单
3、招标文件及附件、补疑（招标文件、设计图、清单、答疑会议纪要）
4、开标记录表
5、评标过程文件（技术标评分表、投标澄清要求、澄清函、承诺函等）
6、招标领导小组会议纪要（审议通过的定标结论）
7、中标通知书
8、合同审批件（合同及补充协议、合同条件约谈记录）
9、合同
10、合同备案资料（在当地建设局进行合同备案）
11、中标单位的投标文件(技术标、商务标)
在收集、整理这些资料时一定要细心、有条理，将它们按不同的工程名称、发生的先后顺序、原件复印件、份数等整理清楚，发现有缺少的及时联系专业工程师补充完善，并做好记录。在整理小额采购过程资料时，由于这些可能是紧急招标，或是政府部门规定必须有某些公司去做，必要的招标事项呈报表、约谈记录、工程量清单等文件是必不可少的。在过程中将资料完善，对于资料的整理以及应对风险部门的检查都会得心顺手。
二、变更、签证流程的跟进
在工程施工过程中，由设计部门、工程部、施工单位以及业主等根据不同需求对图纸进行某部位的变更，这个过程中资料员要做的工作时非常重要的。
提出部门发起要求单，由成本部核价、工程部、设计部确认可实施性，一致通过后，由设计部发起网上审批；由领导审阅，待一致通过后，通知设计院发正式的蓝图变更；施工单位根据图纸施工完成后，需向监理、建设单位报送完成具体工程量的反馈单，工程部负责人以反馈单、以及成本部的核算金额为依据在公司内走反馈审批流程；资料员要做的就是熟悉公司的流程，及时跟进流程，整理各个工程所发生变更、及时下发变更给现场工程师、监理及施工单位，杜绝因发放不及时造成不必要的签证。
在图纸上没有体现的工程量，而业主等为了达到某种效果，需施工单位去做的工程量，要用签证的形式体现出来。
要发生签证时，首先由现场工程师草拟工程指令单，以工程指令单为依据，发起签证事前审批；待领导通过后，将工程指令单下发施工单位；施工单位按照指令单的要求，完成具体工程量；完成工程量后，向监理、建设单位报送施工现场签证单和签证反馈单；待工程部、成本部对具体工程量、价核完后，工程部发起签证事后审批，在领导审阅通过后，上传反馈网上流程。一个完整的签证流程也需要资料员去熟悉流程规范，及时的跟进流程。
在施工过程中，对变更、签证及时的跟进、处理，做到月结制度，这样会给工程的结算带来很大的便利。