一、要充分认识做好施工阶段监理资料编写工作的重要性
建设工程施工阶段形成的监理资料，是项目监理机构留下的监理工作记录和痕迹，它不仅是考量监理机构工作质量和业绩的重要依据，而且也是监理企业、监理工程师加强自我保护的有效手段。在建设工程的施工阶段，监理人员除了要到施工现场，依照国家有关建设工程的法律法规、标准规范及施工图纸等要求，检查发现和处理解决质量、进度、费用、安全等问题外，还要让这些工作的情况在监理资料上真实地反映出来。它既是全面了解建设工程情况不可或缺的部分，也是建设工程一旦发生质量缺陷和安全事故等问题后，作为原因调查、事故分析乃至确定责任的重要依据。所以，建设工程施工阶段监理资料编写工作的重要性显而易见。
在我们的一些项目中，或多或少都存在监理资料收集不及时、签字确认不规范、各类附件不齐全等弊病，甚至不少重要的资料都散落在各个监理人员手中，一旦人员流动，加上时间一长，再要收集和整理这些资料就非常困难。监理日记记录也很不规范，有的仅仅是施工的记录，看不出监理做了哪些工作，有的只是记载了监理过程中出现的问题，却没有落实整改的结果。存在很大差距，我认为，只有清醒看到这种差距和落后，并从监理资料编写等各个方面加强管理，夯实基础，才能不断规范监理行为，进一步提高监理水平，迎接改革带来的机遇和挑战。
二、建设工程施工阶段监理资料的分类及编写要求
建设工程施工阶段监理资料的管理（包括编写）是一项非常繁杂的工作。根据《建设工程监理规范》（GB50319-2000），监理资料包括建设工程的有关合同、监理规划、监理实施细则、联系名单、会议纪要、来往函件、监理日记、监理周报、监理月报、监理工作总结、质量验收资料、安全验收资料、变更资料等。但归类起来施工阶段监理资料大致可以分为三大类：
第一类，即建设工程的基本文件。主要包括：上级有关部门的批文和备案制报批资料；各类合同；勘察设计文件及图纸；总监任命书及项目监理组成员资质证书和上岗证书等。这些资料主要来源于建设单位，项目部要及时收集。
第二类，即施工单位报审的各类报表及附件。主要包括：省质量验收统表和省安全验收统表（其目录每个项目部发一份）。这些资料由施工单位提供，监理人员要根据施工进度签审归档。
第三类，即项目监理部在施工监理过程中完成的各种资料。主要包括：监理规划；监理实施细则；旁站方案；安全监理方案；监理通知单、监理工作联系单；旁站记录；检测记录；会议纪要；监理周报、月报；工程质量评估报告；专题报告；监理日记；监理工作总结。此外，还有公司制度规定要求提供的一些台帐等。这部分资料由项目部编写、纪录、传递、整理归档。
第一类监理资料，基本上都是复印件或原件，可直接归档；第二类监理资料，是施工单位报送项目监理部，由监理工程师和总监审核检查后签字确认同意或批准的文件资料；第三类监理资料，则是项目监理部成员在施工监理过程中，必须完成的大量文字等资料。
对监理人员要完成的监理文字资料，在《监理规范》中，大部分都提出了明确的要求。由于在4.1中对监理规划、在4.2中对监理实施细则、在7.2中对监理月报、在7.3中对监理工作总结等，都详细阐明了所包括的内容，在这里对规划、细则、月报、总结等监理资料的编写，我不作进一步展开。另外，对监理工程师通知单、会议纪要、工作联系单、专题报告等监理资料的编写，因没有严格的形式，只要表达清楚和准确即可，所以我也不详细说明。但是在《监理规范》中，对监理日记、工程质量评估报告和监理周报等监理资料的编写，因没有具体详细的要求，故我就这方面的监理资料如何编写，谈点自己的看法。
三、监理日记、监理周报的编写
1、监理日记
监理日记是监理人员在监理活动中必须要完成的工作记录，是工程建设监理的重要文件资料之一，是其他文件资料的根本。在《监理规范》中，虽然三次提到监理日记（3.2.5第7，3.2.6第6，7.1.1第21），但对如何做好监理日记却没有详细的要求，造成各个建设工程、各个项目监理部，各位总监、监理工程师、监理员，在监理日记的写法、内容、各不一致，虽然我们印制了格式化的监理日记，但仍难以统一标准，进一步加以规范。所以我谈谈个人对监理日记记录方面的想法。
监理日记是监理人员从事监理活动的真实记载，是对施工单位监控的客观记录。在建设工程施工过程中，如对工程质量、进度、费用等方面发生异议或争端时，监理日记就成为原始的证据之一。所以，监理日记记录要强调客观真实，并要尽量在当天就加以完成。
监理日记在记录时，要注意不要写成“流水帐”，使用专业术语要准确，条理要清晰，语言要简洁，文字要正确。在目前情况下，监理人员除签字外，一般来说，只有监理日记是每位监理人员用笔手写的，它是监理人专业水平和文字表达水平的真实体现。所以，不论每个监理人员的字写得漂亮与否，但书写必须公正、整洁，要让大家都看得清楚。
监理日记，是由各专业监理工程师、监理员，在质量进度造价控制、组织协调、安全文明施工等方面，根据自己所负责的工作范围，对每天所发生的事和做了那些工作进行如实记录。具体包括：施工现场的环境和各种外部条件；施工单位进入现场的人员工种情况；施工机械情况；工程原材料、构配件、设备到场情况和开箱检验及质量报验情况；施工中监理人员旁站、检测、复验情况；施工中发现的问题及整改情况；安全文明施工情况；与工程有关的其他内容。
需要强调的是，监理部通常都明确一人（资料员）负责监理日记的记录，除非该人员请假或外出，其他监理人员很少参与到监理日记编写中去，由于记录人专业知识的局限，易造成监理日记的片面性，不能全面反应各专业、各工种的情况，重点不突出。为此我建议监理部成员在巡查（旁站）后对当天巡查的部位、存在的问题、发出的指令（包括口头发出的）都相互通报一下，便于记录人记录。
从纪录内容上来说，要注意质量、安全验收与施工部位的关联性，比如，“施工与现场情况”记录二层钢筋制安，但“监理工作情况”中却没有二层模板验收的记载，这就反映出监理验收滞后。又如施工作三层模板制安，那么外脚手架是否超出作业层高度、是否验收、未超出是否发整改。
最后就是在监理日记中所有记录了发现的问题，都必须要有处理、整改和结果的记录，同时要反映监理人员最后检查复验的情况，使发现的问题能了结和闭合，不能光发现问题，提出问题，处理和结果却不了了之。
2、监理周报
目前安监站要求每周报监理周报，这是一个格式化的表格，大多是反应专项安全情况，大家按要求填写就行了，但有两栏是反映监理部安全监理工作的，一是“项目监理定期安全检查评分结果”，另一个是“其他项目的安全状况”。这两栏的填写我个人认为应参照《建筑施工安全检查标准》JGJ59-99中的检查项目和内容来填写，其中其他项目主要包括对脚手架、模板、施工用电、施工机具、“三宝”“四口”、文明施工等项目检查、巡查的情况反映
综上所述，可见建设工程施工阶段监理资料的编写工作非常重要，既然如此，那么总监理工程师就必须亲自负责，并指定专人具体落实，决不可视其为可做可不做、做好做差无所谓的事。总之，我们应按《建设工程监理规范》的要求，认真负责地编写好监理资料，做到及时整理，真实完善，分类有序，并在各阶段监理工作告一段落后及时整理归档，让高智能和高质量的监理工作，留下经得起历史检验的印迹。
