文件材料的形成和归档：第一条 档案是公司的集体财产，由办公室负责统一管理和保管。办公室应对档案的保密和安全负责，第二条  公司经营和管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。第三条  文件材料归档的基本要求：1． 归档的文件材料必须完整。2． 归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3． 归档材料必须层次分明，符合其形成规律。4． 归档文件必须编制目录。第四条  文件材料的归档范围主要有以下几个方面：1． 建设行政主管部门来文。2． 董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。3． 监理咨询合同、协议。4． 向政府有关主管部门的报告或复文。5． 与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。6． 按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。7． 有关公司人事管理档案。8． 公司经营业务档案。9． 公司会议纪要及决议。10． 其他。